Neun von zehn europäische Unternehmen nehmen bei der Lohnbuchhaltung externe Hilfe in Anspruch

Drei von zehn europäischen Unternehmen (32 %) verwenden selbst entwickelte Software für die Lohnbuchhaltung und -verwaltung. Dabei handelt es sich keineswegs immer um spezialisierte Software. Vor allem kleinere Unternehmen nutzen Anwendungen wie Excel für die Lohnbuchhaltung. Etwa ein Viertel (23 %) der Unternehmen nutzt eine Lohnbuchhaltungslösung, die vom Anbieter in der Cloud gehostet wird (SaaS-Modell), während ein weiteres Viertel (26 %) eine externe Lohnbuchhaltungssoftware auf eigenen Servern oder in der privaten Cloud betreibt. 20 % der Unternehmen schließlich verwenden selbst keine Lohnbuchhaltungssoftware – diese Aufgabe wird vollständig an eine externe Partei ausgelagert.

Durchschnittlich 37 % der Unternehmen, die ihre Lohnbuchhaltung (teilweise oder vollständig) auslagern, greifen auf Steuerberater oder Finanzexperten zurück, vor allem in osteuropäischen Ländern wie Serbien (51 %), Polen, Rumänien und Slowenien (alle drei 44 %), aber auch z .B. in Deutschland (47 %).  Dies gilt insbesondere für kleinere Unternehmen. Darüber hinaus nehmen 27 % der europäischen Unternehmen, vor allem mittlere und etwas größere, die Hilfe eines spezialisierten Dienstleisters für Lohnbuchhaltung in Anspruch.

Gute Nachrichten: Immer weniger europäische Unternehmen haben Probleme mit ihrer Lohnbuchhaltung. 2021 hatten noch 19 % der Unternehmen Schwierigkeiten damit, 2024 betrug dieser Anteil nur noch 11  %. Gegenwärtig sorgen sich die Arbeitgeber vor allem um die Geschwindigkeit und Effizienz der Lohnbuchhaltung (41 %), die Genauigkeit der Bearbeitung (40 %) und die Kontrolle der Lohnbuchhaltungskosten (38 %). Dazu gehören insbesondere alle Kosten, die mit der Lohnbuchhaltung zusammenhängen, wie Outsourcing-Kosten, interne Fachleute, Software und dergleichen. Darüber hinaus ist die Einhaltung der sich stetig ändernden gesetzlichen Vorgaben ein ständiges Anliegen der Unternehmen (36 %).

Es fällt auf, dass vor allem Unternehmen, die ein kombiniertes (internes/externes) Lohnbuchhaltungsmodell verwenden, in größerem Umfang mit Herausforderungen konfrontiert sind. Das ist bei Unternehmen, die ihre Lohnbuchhaltung vollständig intern abwickeln, in geringerem Ausmaß der Fall. Diejenigen schließlich, die ihre gesamte Lohnbuchhaltung auslagern, haben die wenigsten Probleme.

Trotz der Herausforderungen äußerten sich 71 %  der Arbeitgeber insgesamt recht positiv über die Lohnbuchhaltung. 80 %  sind mit der Pünktlichkeit der Lohnzahlungen zufrieden, 74 %  mit der Genauigkeit und Qualität der Lohnbuchhaltung und 62 % mit der Geschwindigkeit, in der die Lohnbuchhaltung erledigt werden kann. Es gibt jedoch noch Raum für Verbesserungen, die künftig durch die zunehmende Digitalisierung ermöglicht werden. Mit Echtzeit-Lohnbuchhaltungssystemen zum Beispiel können Unternehmen ihre Lohnbuchhaltung noch schneller organisieren. Die Auswirkungen von Änderungen in letzter Minute werden sofort sichtbar. Immer mehr Unternehmen integrieren ihre Lohnbuchhaltung mit anderen Systemen, wie HR und Rechnungswesen, was der betrieblichen Effizienz zugutekommt.

„Die gesetzlichen Vorgaben werden immer komplexer und entwickeln sich ständig weiter. Sowohl auf nationaler als auch auf europäischer Ebene kommen neue Vorschriften hinzu, manchmal auch rückwirkend. Daher ist es wichtig, wachsam zu bleiben. Wir unterstützen unsere nationalen und internationalen Kunden auf vielfältige Weise: indem wir sie informieren, die Prozesse vollständig für sie abwickeln, Online- oder Präsenzschulungen einrichten und auch persönlich für Fragen zur Verfügung stehen. Wir verlieren den menschlichen Faktor nicht aus den Augen“, sagt Tom Saeys, COO bei SD Worx. „Wir glauben daran, dass wir ein Gleichgewicht zwischen automatisierten Lösungen und persönlicher Unterstützung finden, damit unsere Kunden, Arbeitgeber und Arbeitnehmer, von einer reibungslosen und präzisen Lohnbuchhaltung profitieren können.“