Alles, was Sie über den Wechsel zu Managed Payroll wissen müssen

Missverständnisse im Zusammenhang mit dem Outsourcing von Payroll-Prozessen könnten Ihr Geschäft hemmen. Unsere Kunden sind daher der Ansicht, dass sich der Wechsel zu einem Managed Payroll-Dienst auszahlt, da sowohl Produktivität als auch ROI gesteigert werden können, sowie die Lohnbuchhaltungsteams die Möglichkeit erhalten, sich statt auf operative, auf strategische Initiativen zu konzentrieren.

Wir wissen, dass Managed Payroll ein Thema ist, das in vielen Firmen, die sich neu mit dem Thema beschäftigen, abschreckend wirken kann. Deshalb haben wir einige nützliche Informationen zusammengestellt, die Ihnen helfen, eine fundierte Entscheidung über Ihre Payroll-Strategie zu treffen.

Was ist Managed Payroll?

Managed Payroll bedeutet, dass ein externer Spezialist Ihre geschäftlichen Lohnabrechnungsfunktionen verwaltet. Viele Geschäftsinhaber bevorzugen dies gegenüber einem internen Lohnabrechnungsteam, da es kostengünstiger ist, Zeit spart und die Einhaltung der einschlägigen Gesetzgebung sicherstellt.

Im letzten Jahr haben sich viele Veränderungen in der Lohnabrechnung und an den Arbeitsplätzen allgemein ergeben. Das umfassend umgesetzte Arbeiten von Zuhause und fortlaufende Änderungen der rechtlichen Rahmenbedingungen haben die Notwendigkeit robuster, zuverlässiger und sicherer Lohnabrechnungslösungen beschleunigt.

Was die Arbeitnehmer von den Arbeitgebern fordern, sind mehr Flexibilität, Transparenz und personalisierte Angebote. Vorausschauend denkende Unternehmen priorisieren das finanzielle Wohlergehen der Arbeitnehmer, indem sie in die richtige Lohnbuchhaltungstechnologie investieren.

Durch den Wechsel zu Managed Payroll beziehungsweise eine ausgelagerte Lohnabrechnung können Sie einen Grossteil der Lohnabrechnungsfunktionen erfahrenen Fachkräften überlassen. Der Anbieter erklärt sich vertraglich bereit, eine oder mehrere HR- oder Payroll-Dienste gemäss vorher festgelegter Service-Level und Arbeitsvolumina zu erbringen. Der externe Partner übernimmt auch die Risiken und die Verantwortung bezüglich unter anderem Verarbeitung, Compliance, Skalierbarkeit und der gesamten damit verbundenen komplexen und zeitintensiven administrativen Arbeit.

Wann Sie sich für einen Managed Payroll-Service entscheiden sollten

Vom Payroll-Outsourcing können unterschiedlichste Unternehmen in allen erdenklichen Branchen profitieren. Ganz gleich, ob Sie ein KMU mit 150 Mitarbeitern oder ein grosses Unternehmen mit 10‘000Mitarbeitern sind: Sie haben ein gemeinsames Interesse daran, das finanzielle Wohlergehen Ihrer Mitarbeiter zu fördern, indem Sie sicherstellen, dass diese pünktlich und korrekt bezahlt werden.

Die Möglichkeit, zu vereinfachten und standardisierten Prozessen überzugehen, verbessert die Krisenplanung und die Unternehmenskontinuität, da internes Know-how bezüglich der Lohnabrechnung ansonsten häufig auf ein oder zwei wichtigen Mitarbeitern konzentriert wird.

Es gibt viele verschiedene Gründe, warum ein Wechsel zu einer Managed Payroll-Lösung zu Ihrem Unternehmen passen könnte – jetzt und in Zukunft. Es lohnt sich, den Wert zu betrachten, den das Outsourcing im Hinblick auf unter anderem Compliance, Mitarbeiterengagement, Kostenersparnis, Genauigkeit und das garantiert hohe Serviceniveau erbringt.

Managed Payroll kontra hausinterne Lohnabrechnung

Wenn Sie unter schlaflosen Nächten leiden, weil Sie darüber nachdenken, ob Sie sich für eine interne Lohnabrechnung oder für eine Managed Payroll-Lösung entscheiden sollten, oder Sie gerade mit der Recherche bezüglich der angebotenen Optionen angefangen haben – wichtig sind die folgenden Hauptunterschiede:

Mit einem Managed Service übernimmt der Anbieter die Risiken und die Verantwortung bezüglich unter anderem der Verarbeitung, der Compliance, des Serviceniveaus und der Skalierbarkeit.
Die interne Lohnabrechnung erfordert, dass der Kunde kontinuierlich sein Fachwissen und seine Ressourcen in der Lohnabrechnung pflegt. Sie sind verantwortlich für die Bearbeitung sämtlicher Aufgaben der Lohnabrechnung sowie aller damit verbundenen administrativen Tätigkeiten. Darüber hinaus liegt es in Ihrer Verantwortung, sicherzustellen, dass Ihr System konform, sicher und zuverlässig ist.

Sowohl das Outsourcing der Lohnabrechnung als auch der intern verwaltete Service haben Vor- und Nachteile. Die entscheidende Frage ist, was zu Ihrem Unternehmen und Ihrer Unternehmenskultur passt. Ungeachtet der Mythen, Gerüchte oder Vorurteile bezüglich des Outsourcings von Payroll-Prozessen ermutigen wir Sie, über Ihre eigene Situation nachzudenken und herauszufinden, was einen echten Unterschied für Ihre Lohnabrechnungs- und HR-Funktionen bedeuten würde.

Die Vorteile des Payroll-Outsourcings

Es gibt zahlreiche Vorteile für Unternehmen, die ihre Lohnabrechnung auslagern; diese betreffen Effizienz, Produktivität und das Vertrauen, dass die Lohnabrechnungsprozesse in den richtigen Händen sind. Hier sind einige der Hauptvorteile einer Umstellung auf einen Managed Payroll-Service:

Strafzahlungen vermeiden Steuer- und Sozialversicherungsdokumente erfordern viel Aufmerksamkeit, da Fehler oder verspätete Einreichungen zu einer Strafe führen können. Die zuständigen Steuer- und Sozialversicherungsbehörden werden eine Strafgebühr erheben, wenn Sie Dokumente einreichen, die Fehler enthalten oder in denen Ihre Verpflichtungen falsch darlegt werden.  Die Einhaltung von Finanzvorschriften ist einer der schwierigsten Bereiche, die es zu managen gilt, insbesondere wenn Sie globale Payroll-Prozesse verwalten. Die Rechtsvorschriften des Arbeitsrechts und die Anforderungen der Steuer- und Zollbehörden ändern sich ständig, weshalb es kontinuierlicher Bemühungen bedarf, auf dem aktuellen Stand zu bleiben. Die Zusammenarbeit mit einem Managed Service-Experten bedeutet, dass Sie, der Kunde, sich auf die Kontrollen des Anbieters in Bezug auf die Einhaltung der Finanzgesetze gemäss ISAE 3402 verlassen können, sowie dass fortlaufend Investitionen in Weiterbildungen im Bereich Payroll und die Karriereentwicklung getätigt werden.

Erhöhte Flexibilität und Skalierbarkeit Outsourcing ermöglicht eine variable Lohnkostenbasis, die elastischer ist und dabei einen höheren ROI generiert sowie skalierbar ist, wenn Ihr Unternehmen wächst. Möglicherweise erachten Sie Ihr Geschäftsmodell mit einem festen Arbeitslastbearbeitungszyklus als sehr vorhersehbar. Angesichts der jüngsten Störungen der Weltwirtschaft und der Veränderlichkeit der Arbeitsvoraussetzungen sollten wir jedoch alle stets das Unerwartete erwarten. Sind Ihre derzeitigen Payroll-Prozesse agil genug, um sich an über Nacht eintretende drastische Veränderungen anpassen zu lassen?

Geringere Betriebskosten Outsourcing ist eine Investition, die sich gegenüber Stakeholdern finanziell rechtfertigen lässt. Im Hinblick auf die direkten Kosten, die ein zuverlässiger Payroll-Anbieter übernehmen kann, wie Infrastruktur und Datensicherheit, plus indirekte Kosten für Compliance und Payroll-/HR-Expertise, können Sie Ihre Gesamtbetriebskosten in aller Regel um mindestens 20 % senken. Managed Payroll-Lösungen sparen Zeit und damit auch Geld. Eine Lösung von einem kompetenten Dienstleister informiert dank Echtzeitberechnungen und leistungsstarker Analysen präzise die finanziellen Entscheidungsträger im gesamten Unternehmen.

Erhöhte Sicherheit Eine Managed Payroll-Lösung kann die Sicherheit erhöhen. Es kann für Unternehmen schwierig sein, die mit diesen Aufgaben verbundenen Kosten und Ressourcen intern zu verwalten und dabei absolute Sicherheit und Genauigkeit zu gewährleisten. Von zentraler Bedeutung für die Lösung eines zuverlässigen Anbieters ist die Vertraulichkeit, die sichere Speicherung und der Schutz der Kundendaten im Einklang mit Rechtsvorschriften wie dem Datenschutzgesetz. Was zeichnet einen hochwertigen Payroll-Anbieter gegenüber anderen aus? Halten Sie Ausschau nach der ISO 27001-Zertifizierung, einem internationalen Standard und einem Schlüsselindikator dafür, dass der Payroll-Anbieter die Datensicherheit im Hinblick auf die Verarbeitung Ihrer Daten ernst nimmt.

Sorgenfreiheit Letztlich gibt Ihnen ein Managed Payroll-Service die Gewissheit, dass Ihre Lohnabrechnung und Ihre Mitarbeiter gut betreut sind. Trotz sich rasch ändernden Arbeitsweisen und Zahlungsintervallen sollten Sie in der Lage sein, Ihren Mitarbeitern personalisierte, flexible Lösungen anzubieten, und die Lohnabrechnung immer auf dem aktuellen Stand zu halten.

Integrieren Sie Ihr bestehendes HCM-System

Wenn Sie bereits über ein Humankapital-Management-System (HCM, Human Capital System) verfügen, das für Ihr Unternehmen funktioniert, kann es arbeitsintensiv erscheinen, etwas zu verändern. Was also ist zu tun, wenn Sie Ihre HR-Lösung behalten, aber Ihre Lohnabrechnung auslagern möchten?

Ein verlässlicher Managed Payroll-Anbieter verfügt über die Technologie und das Wissen, um sich in Ihren HR-Partner oder Ihr HR-System zu integrieren, ganz gleich, ob Sie eine globale HR-Lösung oder ein lokales HR-System verwenden.

Ein integriertes Payroll- und HR-System ermöglicht es Unternehmen, agiler und wettbewerbsfähiger zu werden, da sie in Bezug auf Arbeitnehmerdaten nur eine „einzige Informationsquelle“ nutzen. Eine erfolgreiche Integration bereichert das Mitarbeitererlebnis und liefert wertvolle Business Intelligence-Daten.

Hier einige Beispiele für die Integration des Payroll-Dienstes von SD Worx in globale HR-Lösungen:

Workday und Managed Payroll

Wir sind seit 2014 Workday GPC-Partner, ursprünglich mit einer PICOF-, jetzt mit einer PECI-Zertifizierung. Diese Zertifizierung beinhaltet, dass die End-to-End-Szenarien (Workday zu Payroll) von Workday validiert wurden.

SAP und Managed Payroll

SD Worx Managed Payroll integriert sich mühelos über eine AFI-Verbindung in SAP HCM-Services.

Oracle und Managed Payroll

SD Worx Managed Payroll integriert sich nahtlos über eine AFI-Verbindung in Oracle.

Worauf Sie bei der Auswahl eines Managed Payroll-Anbieters achten sollten

Ihr Managed Payroll-Service ist nur so gut wie der Anbieter, der ihn für Sie bereitstellt. Da viel auf dem Spiel steht, sollte es eine Priorität sein, sicherzustellen, dass die Lohnabrechnungsprozesse Ihres Unternehmens funktionieren. Für den Fall, dass Sie ein neues System in Betracht ziehen, haben wir einige Fragen zusammengestellt, die Sie potenziellen Lieferanten stellen können.

1. Wie sicher sind Ihre Daten? Ihr Payroll-Anbieter muss als Datenverarbeiter nachweisen, dass er strenge Kontrollen zur Einhaltung der Datenschutzgesetze in verschiedenen Regionen, wie bspw. GDPR, implementiert hat. Prüfen Sie die Akkreditierung des Unternehmens einschliesslich ISO 27001-Zertifizierung. Wo befindet sich das Rechenzentrum des Anbieters und wer hat Zugriff darauf? Wie ist sein Notfallwiederherstellungsmodell ausgestaltet? Kein wenn und aber – es muss ein solches vorhanden sein!

2. Wie einfach (oder schwierig) wird die Implementierung sein? Bevor Sie den Vertrag unterzeichnen, verschaffen Sie sich Klarheit über den Implementierungsprozess. Denn Sie möchten sicherlich so schnell wie möglich von den Vorteilen der Managed Payroll-Prozesse profitieren, insbesondere wenn Sie Ihre Stakeholder beeindrucken möchten. Verwaltet der Anbieter den gesamten Prozess oder gibt es die Möglichkeit, Dinge selbst in die Hand zu nehmen und zu beschleunigen? Können Sie Daten aus Ihrem bestehenden System hochladen? Und falls ja, wie schnell? Wie werden Ausfallzeiten minimiert? Welche Supportlösungen stehen für den Implementierungszeitraum zur Verfügung? Ein kompliziertes System, das niemand versteht, wird sicherlich eine Enttäuschung!

3. Welche zusätzlichen Unterstützungsleistungen werden angeboten und zu welchen Kosten? Der Zugang zu global verfügbaren HR-Experten mit lokalem Know-how kann einen echten Mehrwert für die Dienstleistungserbringung schaffen. Die Lohnabrechnungsvorschriften ändern sich ständig und können sehr komplex sein, aber ein guter Payroll-Anbieter geht über die reine Einhaltung von Rechtsvorschriften hinaus: Er wird Ihnen auch helfen, diese zu verstehen. Wie werden Gesetzesänderungen umgesetzt? Und werden Support- und Beratungsleistungen angeboten? Können sie Sie durch die Fallstricke führen, insbesondere bei komplexen Lohnabrechnungsproblemen, bei denen Sie sich keine Fehler leisten dürfen?

4. Welche Referenzen und Spezialisierungen haben sie? Es ist von entscheidender Bedeutung, dass Sie sich darauf verlassen können, dass der von Ihnen gewählte Anbieter Ihre Mitarbeiter bezahlt. Korrekt und rechtzeitig. Tauchen Sie also ein wenig tiefer in die Angaben zu den Referenzen und die Kundenhistorie ein, insbesondere wenn Sie komplexe Lohnprozesse haben. Finden Sie frühzeitig heraus, ob ein Anbieter Ihren Bedürfnissen gerecht werden kann. Nicht alle Anbieter können beispielsweise Expats oder die Payroll-Prozesse für weitere, grenzüberschreitende Arbeitsverhältnisse bearbeiten. Erfragen oder recherchieren Sie, ob der Anbieter andere ähnliche Kunden in Bezug auf Grösse, Branche und geografische Reichweite hat. Fordern Sie Referenzen an und lesen Sie sich die Fallstudien und Erfahrungsberichte auf der Website des Anbieters gut durch.

5. Welches Unterstützungsmodell gibt es? Ihr Managed Payroll-Partner sollte so handeln und vorgehen, als ob er eine Verlängerung Ihres eigenen Teams wäre; er sollte immer erreichbar sein und Sie bei Ihren Bedürfnissen unterstützen. Gibt es ein Support-SLA (Service Level Agreement), um erwartete Reaktionszeiten festzulegen? Welche Support-Kanäle gibt es: Online-Ressourcen, Live-Chat, Ticketing-System, telefonische Hotline mit 24/7-Verfügbarkeit? Es gibt nichts Schlimmeres als mangelnde Supportmöglichkeiten, wenn bei Ihnen „Payday-Panik“ herrscht. Wie unterscheidet sich ihr technischer Support vom HR-Fachsupport? Tipp: Sie benötigen wahrscheinlich beides. Diese Fragen helfen Ihnen dabei, sich ein Bild von Ihrem ausgewählten Lieferanten zu machen. Stellen Sie sicher, dass er erfahren, verlässlich und ein guter Partner bei der Zusammenarbeit ist – denn letztendlich wird er eine Erweiterung Ihres Lohnteams sein, weshalb eine gute Beziehung förderlich ist.

6. Kann er sich in Ihre HR integrieren? Die nahtlose Integration in die von Ihnen gewählte HR- oder Workforce Management (WFM)-Lösung ist ein Muss für wettbewerbsfähige und agile Unternehmen. Stellen Sie sicher, dass Ihr Managed Payroll-Anbieter Ihre Integrationsanforderungen unterstützen kann. Finden Sie heraus, ob er sich von Anfang an in externe HR- und WFM-Lösungen integrieren kann und ob zusätzliche Integrationskosten entstehen. Bitten Sie den Anbieter um Erfahrungsberichte und Fallstudien mit Kunden, die zeigen, dass er HR oder WFM erfolgreich integriert hat. Bitten Sie ihn, die Integrationsmethode zu erläutern.

Wie lange dauert die Implementierung von Managed Payroll-Prozessen?

Es kommt häufig vor, dass Unternehmen den Wechsel zu einem neuen Managed Payroll-Anbieter aus Angst vor Ausfallzeiten während der Einrichtungs- und Implementierungsphase abbrechen. Schliesslich möchten Sie sicherstellen, dass Ihre Mitarbeiter genau und pünktlich bezahlt werden.

Die Implementierung mag abschrecken, aber die Verlagerung Ihrer Lohnabrechnung von einem internen Modell zu einem ausgelagerten Dienst nimmt nicht so viel Zeit und Mühe in Anspruch, wie Sie sich vielleicht vorstellen. Wenn Sie sich beispielsweise für den Managed Payroll-Service von SD Worx entscheiden, können Sie davon ausgehen, je nach Art Ihres Unternehmens und der benötigten Anzahl paralleler Läufe in wenigen Wochen bis wenigen Monaten live zu sein.

Ihnen wird ein Projektmanager zugewiesen, der Sie durch den gesamten Prozess begleitet. Die Projektmanager stellen sicher, dass Sie mit dem Implementierungsteam von SD Worx optimal zusammenarbeiten, damit Sie einen gemeinsamen Überblick darüber haben, was von wem und wann geliefert wird.