Falsche Vorstellungen und Mythen über das Outsourcing der Lohnabrechnung könnten Ihr Unternehmen bremsen. Die Unternehmen, die es gewagt haben, stellen fest, dass sich der Schritt zum Outsourcing für sie lohnt.
Outsourcing steigert die Produktivität und gibt den Personalabteilungen die Möglichkeit, sich auf strategische, statt auf taktische Aufgaben zu konzentrieren. Wir wissen, dass Payroll-Outsourcing oft mit Skepsis betrachtet wird, deshalb haben wir einige der häufigsten Mythen entlarvt, um Ihnen zu helfen, fundierte Entscheidungen über Ihre Payroll-Strategie zu treffen.
Mythos 1: Payroll-Outsourcing ist finanziell schwer zu rechtfertigen
Tatsache: Es ist eine
Investition, die sich für die Unternehmen durchaus
finanziell rechnet. Wenn Sie die direkten Kosten berücksichtigen, die ein zuverlässiger Provider für die ausgelagerte Gehaltsabrechnung übernehmen kann, wie z. B. Infrastruktur und Datensicherheit plus die indirekten Kosten für die Einhaltung der Compliance und für die Payroll- und HR-Expertise, können Sie Ihre
Gesamtbetriebskosten in aller Regel um mindestens 20 % senken. Outsourcing-Lösungen für die Lohnabrechnung sind darauf ausgelegt,
Zeit zu sparen, was auch Geld spart. Eine richtige Lösung liefert dank Echtzeitberechnungen und leistungsstarker Analysen präzise Informationen für die Finanzentscheidungen im gesamten Unternehmen.
Mythos 2: Payroll-Outsourcing schafft mehr Arbeit
Tatsache: Wenn Sie sich für ein Outsourcing entscheiden,
können Sie sich voll auf wertschöpfende Tätigkeiten konzentrieren. Mehr
administrative oder
manuelle Vorgänge werden obsolet oder
mühelos vom Gehaltsabrechnungsanbieter erledigt, wie z. B. das Schreiben von Berichten, die Fehlersuche, die mühsame Dateneingabe oder der Umgang mit Gesetzesänderungen. Zu den besonderen Zeitersparnissen eines zuverlässigen Anbieters gehört eine
"Self-Service"-Funktion für Mitarbeiter, die Informationen über ihre Gehaltsberechnung suchen. Funktionen wie
interaktive Gehaltsabrechnungen können die
Rückfragen zur Gehaltsabrechnung um bis zu
75 % reduzieren.
Mythos 3: Das Outsourcing Ihrer Gehaltsabrechnung erfordert mehr Kontrollen
Tatsache: Wir verstehen die Probleme der HR-Fachleute, mit denen wir sprechen. Die
Sachbearbeiter sollten
so wenig Zeit wie möglich damit verbringen, die Exaktheit der Daten zu überprüfen.
Die gute Nachricht ist, dass dies erreicht werden kann, indem man einen Anbieter wählt, der über
fundiertes HR- und Payroll-Know-how und
moderne Technologie verfügt. Ein vertrauenswürdiger Outsourcing-Partner hat einen
hohen Anspruch an die Qualität und ist stets
bestens informiert über die gesetzlichen Änderungen und behält alle
Fristen im Auge.
Mythos 4: Payroll-Outsourcing stellt ein Sicherheitsrisiko dar
Tatsache: Die
Auslagerung von Gehaltsabrechnungsprozessen kann die
Sicherheit tatsächlich erhöhen. Die Kosten und Ressourcen, die für Unternehmen mit dem Aufbau einer sicheren Infrastruktur verbunden sind, sind
intern schwer zu verwalten. Das Herzstück der Lösung eines zuverlässigen Anbieters ist die
Speicherung und der Schutz von Kundendaten in Übereinstimmung mit Gesetzen wie beispielsweise der
Schweizerischen Datenschutz Gesetzgebung oder auch GDPR. Was hebt einen
hochwertigen Payroll-Anbieter von anderen der Konkurrenz ab? Achten Sie auf die
ISO27001-Zertifizierung, ein internationaler Standard und ein wichtiger Indikator dafür, dass der Gehaltsabrechnungsanbieter die Sicherheit von Informationen und die Verarbeitung Ihrer Daten ernst nimmt.
Mythos 5: Das Outsourcing Ihrer Gehaltsabrechnung wird Ihre Sachbearbeiter komplett ersetzen
Tatsache: Das ist eine
verbreitete Sorge, aber unserer Meinung nach gibt es dafür
keinen Grund. Das Outsourcing Ihrer Lohnabrechnung kann
die Mitarbeiter tatsächlich entlasten, da sie von manuellen, sich wiederholenden oder frustrierenden Aufgaben wie der Überprüfung der Angaben und der Beantwortung von Mitarbeiteranfragen entlastet werden.
54 % der von uns befragten Gehaltsabrechnungsexperten zählen die Identifizierung von Verbesserungen in der Gehaltsabrechnung zu ihren Top-3-Aktivitäten und ein ausgelagerter Service wird genau dies
erleichtern und Ihrem
Lohnabrechnungs- und HR-Team eine wirkungsvollere strategische Rolle im Unternehmen geben.
Mythos 6: Payroll-Outsourcing ist unflexibel und nehmen die Kontrolle weg
Tatsache: Ein seriöser Anbieter
nimmt sich die Zeit, die
Bedürfnisse Ihres Unternehmens und Ihrer Mitarbeiter
zu verstehen, um eine zuverlässige Lösung anzubieten, die diese erfüllt (oder übertrifft) und anwenderfreundliche Lösungen für Anforderungen wie komplexe Gesetzgebung oder internationale Vergütung beinhaltet.
Ein
vorausschauender Anbieter von Lohnabrechnungen sollte eine
verbesserte Kontrolle über die Lohnabrechnungsfunktionalität, Analysen und Einblicke bieten, mit sicherem
24/7-Zugang zu den Daten, auf die Sie zugreifen können, wenn Sie sie benötigen. Ausserdem sollten seine Services
skalierbar sein, um für Ihre zukünftige
Personalentwicklung gerüstet zu sein.
