Missverständnisse im Zusammenhang mit dem Outsourcing von Payroll-Prozessen könnten Ihr Geschäft hemmen. Unsere Kunden sind daher der Ansicht, dass sich der Wechsel zu einem Managed Payroll-Dienst auszahlt, da sowohl Produktivität als auch ROI gesteigert werden können, sowie die Lohnbuchhaltungsteams die Möglichkeit erhalten, sich statt auf operative, auf strategische Initiativen zu konzentrieren.
Wir wissen, dass Managed Payroll ein Thema ist, das in vielen Firmen, die sich neu mit dem Thema beschäftigen, abschreckend wirken kann. Deshalb haben wir einige nützliche Informationen zusammengestellt, die Ihnen helfen, eine fundierte Entscheidung über Ihre Payroll-Strategie zu treffen.
Managed Payroll bedeutet, dass ein externer Spezialist Ihre geschäftlichen Lohnabrechnungsfunktionen verwaltet. Viele Geschäftsinhaber bevorzugen dies gegenüber einem internen Lohnabrechnungsteam, da es kostengünstiger ist, Zeit spart und die Einhaltung der einschlägigen Gesetzgebung sicherstellt.
Im letzten Jahr haben sich viele Veränderungen in der Lohnabrechnung und an den Arbeitsplätzen allgemein ergeben. Das umfassend umgesetzte Arbeiten von Zuhause und fortlaufende Änderungen der rechtlichen Rahmenbedingungen haben die Notwendigkeit robuster, zuverlässiger und sicherer Lohnabrechnungslösungen beschleunigt.
Was die Arbeitnehmer von den Arbeitgebern fordern, sind mehr Flexibilität, Transparenz und personalisierte Angebote. Vorausschauend denkende Unternehmen priorisieren das finanzielle Wohlergehen der Arbeitnehmer, indem sie in die richtige Lohnbuchhaltungstechnologie investieren.
Durch den Wechsel zu Managed Payroll beziehungsweise eine ausgelagerte Lohnabrechnung können Sie einen Grossteil der Lohnabrechnungsfunktionen erfahrenen Fachkräften überlassen. Der Anbieter erklärt sich vertraglich bereit, eine oder mehrere HR- oder Payroll-Dienste gemäss vorher festgelegter Service-Level und Arbeitsvolumina zu erbringen. Der externe Partner übernimmt auch die Risiken und die Verantwortung bezüglich unter anderem Verarbeitung, Compliance, Skalierbarkeit und der gesamten damit verbundenen komplexen und zeitintensiven administrativen Arbeit.
Vom Payroll-Outsourcing können unterschiedlichste Unternehmen in allen erdenklichen Branchen profitieren. Ganz gleich, ob Sie ein KMU mit 150 Mitarbeitern oder ein grosses Unternehmen mit 10‘000Mitarbeitern sind: Sie haben ein gemeinsames Interesse daran, das finanzielle Wohlergehen Ihrer Mitarbeiter zu fördern, indem Sie sicherstellen, dass diese pünktlich und korrekt bezahlt werden.
Nachfolgend nennen wir Ihnen einige Gründe, warum sich Unternehmen für Managed Payroll-Dienstleistungen entscheiden sollte:
Die Möglichkeit, zu vereinfachten und standardisierten Prozessen überzugehen, verbessert die Krisenplanung und die Unternehmenskontinuität, da internes Know-how bezüglich der Lohnabrechnung ansonsten häufig auf ein oder zwei wichtigen Mitarbeitern konzentriert wird.
Es gibt viele verschiedene Gründe, warum ein Wechsel zu einer Managed Payroll-Lösung zu Ihrem Unternehmen passen könnte – jetzt und in Zukunft. Es lohnt sich, den Wert zu betrachten, den das Outsourcing im Hinblick auf unter anderem Compliance, Mitarbeiterengagement, Kostenersparnis, Genauigkeit und das garantiert hohe Serviceniveau erbringt.
Wenn Sie unter schlaflosen Nächten leiden, weil Sie darüber nachdenken, ob Sie sich für eine interne Lohnabrechnung oder für eine Managed Payroll-Lösung entscheiden sollten, oder Sie gerade mit der Recherche bezüglich der angebotenen Optionen angefangen haben – wichtig sind die folgenden Hauptunterschiede:
Mit einem Managed Service übernimmt der Anbieter die Risiken und die Verantwortung bezüglich unter anderem der Verarbeitung, der Compliance, des Serviceniveaus und der Skalierbarkeit.
Die interne Lohnabrechnung erfordert, dass der Kunde kontinuierlich sein Fachwissen und seine Ressourcen in der Lohnabrechnung pflegt. Sie sind verantwortlich für die Bearbeitung sämtlicher Aufgaben der Lohnabrechnung sowie aller damit verbundenen administrativen Tätigkeiten. Darüber hinaus liegt es in Ihrer Verantwortung, sicherzustellen, dass Ihr System konform, sicher und zuverlässig ist.
Sowohl das Outsourcing der Lohnabrechnung als auch der intern verwaltete Service haben Vor- und Nachteile. Die entscheidende Frage ist, was zu Ihrem Unternehmen und Ihrer Unternehmenskultur passt. Ungeachtet der Mythen, Gerüchte oder Vorurteile bezüglich des Outsourcings von Payroll-Prozessen ermutigen wir Sie, über Ihre eigene Situation nachzudenken und herauszufinden, was einen echten Unterschied für Ihre Lohnabrechnungs- und HR-Funktionen bedeuten würde.
Es gibt zahlreiche Vorteile für Unternehmen, die ihre Lohnabrechnung auslagern; diese betreffen Effizienz, Produktivität und das Vertrauen, dass die Lohnabrechnungsprozesse in den richtigen Händen sind. Hier sind einige der Hauptvorteile einer Umstellung auf einen Managed Payroll-Service:
Strafzahlungen vermeidenSteuer- und Sozialversicherungsdokumente erfordern viel Aufmerksamkeit, da Fehler oder verspätete Einreichungen zu einer Strafe führen können. Die zuständigen Steuer- und Sozialversicherungsbehörden werden eine Strafgebühr erheben, wenn Sie Dokumente einreichen, die Fehler enthalten oder in denen Ihre Verpflichtungen falsch darlegt werden. |
Erhöhte Flexibilität und SkalierbarkeitOutsourcing ermöglicht eine variable Lohnkostenbasis, die elastischer ist und dabei einen höheren ROI generiert sowie skalierbar ist, wenn Ihr Unternehmen wächst. Möglicherweise erachten Sie Ihr Geschäftsmodell mit einem festen Arbeitslastbearbeitungszyklus als sehr vorhersehbar. Angesichts der jüngsten Störungen der Weltwirtschaft und der Veränderlichkeit der Arbeitsvoraussetzungen sollten wir jedoch alle stets das Unerwartete erwarten. Sind Ihre derzeitigen Payroll-Prozesse agil genug, um sich an über Nacht eintretende drastische Veränderungen anpassen zu lassen? |
Geringere BetriebskostenOutsourcing ist eine Investition, die sich gegenüber Stakeholdern finanziell rechtfertigen lässt. Im Hinblick auf die direkten Kosten, die ein zuverlässiger Payroll-Anbieter übernehmen kann, wie Infrastruktur und Datensicherheit, plus indirekte Kosten für Compliance und Payroll-/HR-Expertise, können Sie Ihre Gesamtbetriebskosten in aller Regel um mindestens 20 % senken. |
Erhöhte SicherheitEine Managed Payroll-Lösung kann die Sicherheit erhöhen. Es kann für Unternehmen schwierig sein, die mit diesen Aufgaben verbundenen Kosten und Ressourcen intern zu verwalten und dabei absolute Sicherheit und Genauigkeit zu gewährleisten. Von zentraler Bedeutung für die Lösung eines zuverlässigen Anbieters ist die Vertraulichkeit, die sichere Speicherung und der Schutz der Kundendaten im Einklang mit Rechtsvorschriften wie dem Datenschutzgesetz. |
SorgenfreiheitLetztlich gibt Ihnen ein Managed Payroll-Service die Gewissheit, dass Ihre Lohnabrechnung und Ihre Mitarbeiter gut betreut sind. Trotz sich rasch ändernden Arbeitsweisen und Zahlungsintervallen sollten Sie in der Lage sein, Ihren Mitarbeitern personalisierte, flexible Lösungen anzubieten, und die Lohnabrechnung immer auf dem aktuellen Stand zu halten. |
Wenn Sie bereits über ein Humankapital-Management-System (HCM, Human Capital System) verfügen, das für Ihr Unternehmen funktioniert, kann es arbeitsintensiv erscheinen, etwas zu verändern. Was also ist zu tun, wenn Sie Ihre HR-Lösung behalten, aber Ihre Lohnabrechnung auslagern möchten?
Ein verlässlicher Managed Payroll-Anbieter verfügt über die Technologie und das Wissen, um sich in Ihren HR-Partner oder Ihr HR-System zu integrieren, ganz gleich, ob Sie eine globale HR-Lösung oder ein lokales HR-System verwenden.
Ein integriertes Payroll- und HR-System ermöglicht es Unternehmen, agiler und wettbewerbsfähiger zu werden, da sie in Bezug auf Arbeitnehmerdaten nur eine „einzige Informationsquelle“ nutzen. Eine erfolgreiche Integration bereichert das Mitarbeitererlebnis und liefert wertvolle Business Intelligence-Daten.
Hier einige Beispiele für die Integration des Payroll-Dienstes von SD Worx in globale HR-Lösungen:
Wir sind seit 2014 Workday GPC-Partner, ursprünglich mit einer PICOF-, jetzt mit einer PECI-Zertifizierung. Diese Zertifizierung beinhaltet, dass die End-to-End-Szenarien (Workday zu Payroll) von Workday validiert wurden.
SD Worx Managed Payroll integriert sich mühelos über eine AFI-Verbindung in SAP HCM-Services.
SD Worx Managed Payroll integriert sich nahtlos über eine AFI-Verbindung in Oracle.
Beim Outsourcing von Lohnabrechnungsprozessen und den Kosten gibt es keine Einheitslösung. Alles hängt vom Payroll-Anbieter und der Grösse Ihres Unternehmens ab. Die meisten Payroll-Anbieter erheben jedoch eine Einrichtungs- (oder Implementierungs-) Gebühr, um alle Ihre Lohndaten auf ihre Technologie zu übertragen und in den Betrieb zu integrieren. Sie erheben zudem eine Gebühr je bearbeitetem Mitarbeiter pro Monat (PEPM) oder pro Zahltag, je nach Zahlungsfrequenz. Ausserdem könnte es sein, dass Sie etwas mehr bezahlen, wenn Sie sich für zusätzliche Lohnabrechnungs-Dienstleistungen entscheiden.
Ihr Managed Payroll-Service ist nur so gut wie der Anbieter, der ihn für Sie bereitstellt. Da viel auf dem Spiel steht, sollte es eine Priorität sein, sicherzustellen, dass die Lohnabrechnungsprozesse Ihres Unternehmens funktionieren. Für den Fall, dass Sie ein neues System in Betracht ziehen, haben wir einige Fragen zusammengestellt, die Sie potenziellen Lieferanten stellen können.
1. Wie sicher sind Ihre Daten?Ihr Payroll-Anbieter muss als Datenverarbeiter nachweisen, dass er strenge Kontrollen zur Einhaltung der Datenschutzgesetze in verschiedenen Regionen, wie bspw. GDPR, implementiert hat. |
2. Wie einfach (oder schwierig) wird die Implementierung sein?Bevor Sie den Vertrag unterzeichnen, verschaffen Sie sich Klarheit über den Implementierungsprozess. Denn Sie möchten sicherlich so schnell wie möglich von den Vorteilen der Managed Payroll-Prozesse profitieren, insbesondere wenn Sie Ihre Stakeholder beeindrucken möchten. |
3. Welche zusätzlichen Unterstützungsleistungen werden angeboten und zu welchen Kosten?Der Zugang zu global verfügbaren HR-Experten mit lokalem Know-how kann einen echten Mehrwert für die Dienstleistungserbringung schaffen. Die Lohnabrechnungsvorschriften ändern sich ständig und können sehr komplex sein, aber ein guter Payroll-Anbieter geht über die reine Einhaltung von Rechtsvorschriften hinaus: Er wird Ihnen auch helfen, diese zu verstehen. |
4. Welche Referenzen und Spezialisierungen haben sie?Es ist von entscheidender Bedeutung, dass Sie sich darauf verlassen können, dass der von Ihnen gewählte Anbieter Ihre Mitarbeiter bezahlt. Korrekt und rechtzeitig. Tauchen Sie also ein wenig tiefer in die Angaben zu den Referenzen und die Kundenhistorie ein, insbesondere wenn Sie komplexe Lohnprozesse haben. |
5. Welches Unterstützungsmodell gibt es?Ihr Managed Payroll-Partner sollte so handeln und vorgehen, als ob er eine Verlängerung Ihres eigenen Teams wäre; er sollte immer erreichbar sein und Sie bei Ihren Bedürfnissen unterstützen. |
6. Kann er sich in Ihre HR integrieren?Die nahtlose Integration in die von Ihnen gewählte HR- oder Workforce Management (WFM)-Lösung ist ein Muss für wettbewerbsfähige und agile Unternehmen. Stellen Sie sicher, dass Ihr Managed Payroll-Anbieter Ihre Integrationsanforderungen unterstützen kann. |
Es kommt häufig vor, dass Unternehmen den Wechsel zu einem neuen Managed Payroll-Anbieter aus Angst vor Ausfallzeiten während der Einrichtungs- und Implementierungsphase abbrechen. Schliesslich möchten Sie sicherstellen, dass Ihre Mitarbeiter genau und pünktlich bezahlt werden.
Die Implementierung mag abschrecken, aber die Verlagerung Ihrer Lohnabrechnung von einem internen Modell zu einem ausgelagerten Dienst nimmt nicht so viel Zeit und Mühe in Anspruch, wie Sie sich vielleicht vorstellen. Wenn Sie sich beispielsweise für den Managed Payroll-Service von SD Worx entscheiden, können Sie davon ausgehen, je nach Art Ihres Unternehmens und der benötigten Anzahl paralleler Läufe in wenigen Wochen bis wenigen Monaten live zu sein.
Ihnen wird ein Projektmanager zugewiesen, der Sie durch den gesamten Prozess begleitet. Die Projektmanager stellen sicher, dass Sie mit dem Implementierungsteam von SD Worx optimal zusammenarbeiten, damit Sie einen gemeinsamen Überblick darüber haben, was von wem und wann geliefert wird.
Jetzt ist es an der Zeit, Ihre Payroll-Wachstumsstrategie zu prüfen und Lücken zu identifizieren, um die man sich kümmern muss. Könnten Sie durch Outsourcing zukünftiges Wachstum erzielen?
Die Auslagerung Ihrer Lohnabrechnung erscheint Ihnen vielleicht als ein grosser Schritt und kann auf Widerstände stossen, aber wir sind hier, um Ihnen dabei zu helfen, die richtige Entscheidung zu treffen. Damit ein digitaler Arbeitsplatz, an dem die Menschen an erster Stelle stehen, sich positiv weiterentwickeln kann, muss Ihr Unternehmen in die Payroll-Funktionen investieren, um die Bedürfnisse der Mitarbeiter auch in Zukunft nachhaltig zu erfüllen.
Es gibt starke wirtschaftliche Gründe für die Auslagerung Ihrer Lohnabrechnungsprozesse, die unmittelbare und langfristige Vorteile bringt, und zwar nicht nur für HR- und Lohnteams, sondern auch für die Geschäftstätigkeit allgemein. Die Reduzierung Ihrer Gesamtbetriebskosten, die Umwandlung von Fixkosten in variable Kosten und die Steigerung der Präzision und Compliance sind nur einige der Gründe, warum das Outsourcing von Lohnabrechnungsprozessen Ihr Unternehmen transformieren und Sie Ihren Wachstumszielen näher bringen wird.
Unsere engagierten Lohnabrechnungsexperten wissen alles, was es über den Bereich Managed Payroll zu wissen gibt. Wenn Sie also mehr Beratung benötigen oder über Ihre geschäftlichen Prioritäten sprechen möchten: Wir sind für Sie da. Wenn Sie sich bereits Gedanken gemacht und sich dafür entschieden haben, Ihre Lohnabrechnungsprozesse auszulagern, können wir Ihnen helfen, ein solides Geschäftsszenario zu erstellen, das auch die skeptischsten Führungskräfte überzeugen wird.
Geschrieben von Dominic Müller - Managing Director
After completing his Master’s degree in law at the University of Berne in the Swiss Capital, Dominic immediately started to work in HR outsourcing services. Gaining experience in outsourcing all aspects of HR, Dominic held positions of increasing responsibility. Dominic worked for a Big Four company in payroll and employment solutions consulting before joining SD Worx in January of 2019. In his role, Dominic is responsible for SD Worx’ as well as our sister company Adessa’s activities in Switzerland. Furthermore, he lectures HR Management at a University of Applied Sciences.
